What if my deal doesn't close?

You don't pay. Our fee is contingent on the file actually closing. If it falls apart, we eat the work.

How fast do you respond when I forward a file?

Same day. You'll get an acknowledgement and your dedicated TC's contact info before EOD on the day you send the contract over.

Do I have to use specific software or change my workflow?

No. We work in your inbox, your DocuSign, your dotloop or SkySlope, and your existing party contacts. Forward us the contract and we plug in.

Which states do you operate in?

All 50. Compliance handling is state-aware: California's structured disclosures, Texas's TREC forms, Florida's escrow rules. We adapt to where you transact.

How does the pricing work?

$350 per file, billed when the deal closes. Send us files when you have them, skip when you don't. Every file is a fresh decision.

Combien de temps dure une transaction gérée par un TC ?

La plupart des transactions résidentielles se concluent en 30 à 45 jours à compter de l'exécution du contrat. Le TC gère chaque jour de cette fenêtre. Les transactions au comptant peuvent se conclure en 14 à 21 jours. Les dossiers complexes avec problèmes de financement, renégociation d'inspection ou exceptions de titre peuvent s'étendre à 60+ jours. Le calendrier du TC s'adapte au dossier ; la portée ne change pas.

Que se passe-t-il le Jour 1 d'un dossier de TC ?

Le TC reçoit le contrat exécuté, vérifie les signatures, confirme le bon formulaire pour le type d'opération, construit le calendrier complet des échéances, ouvre le dossier de courtage et notifie au prêteur et à la title company que le compte à rebours a commencé. La majorité de cela se passe dans les 2 à 4 premières heures suivant la réception du contrat.

Quand un TC contacte-t-il le prêteur ?

Le Jour 1 et chaque semaine par la suite. Le Jour 1 : notifier au prêteur que le dossier est exécuté et confirmer le statut de la demande de prêt de l'acheteur. Chaque semaine : faire le point sur les progrès de l'approbation conditionnelle, le calendrier de souscription et toute condition pour laquelle le prêteur a besoin de documentation.

Que se passe-t-il dans la dernière semaine avant la clôture ?

Le TC passe en mode préparation de clôture : vérification du closing disclosure par rapport aux conditions du contrat, confirmation que toutes les contingences ont été levées ou satisfaites, vérification que l'engagement de titre est clair, coordination du calendrier de signature avec le coordinateur de clôture et assemblage du dossier final de courtage. Le jour de la clôture : confirmation de l'enregistrement auprès du comté avant de déclarer le dossier clos.

Que remet le TC à l'agent à la fin ?

Un dossier de courtage complet, prêt à l'audit : chaque document (contrat, modifications, addenda, divulgations, rapport d'inspection, closing disclosure, acte) organisé dans la structure de dossier de conformité requise par le courtage et l'État. L'agent vérifie une fois ; le dossier est archivé.

Quand l'agent doit-il être impliqué pendant un dossier géré par un TC ?

Trois moments : (1) la prise en charge du dossier à l'admission du contrat (30 à 60 minutes de votre temps sur le premier dossier, 5 à 10 minutes sur les dossiers suivants), (2) les points de décision nécessitant l'avis de l'agent (stratégie de négociation des modifications de réparation, ajustements de prix, décisions de renonciation à une contingence), (3) la signature de clôture si vous y assistez. La coordination quotidienne est le travail du TC.

Comment Quill gère-t-il le processus de 30 jours ?

Le même processus décrit dans ce guide. Accusé de réception et calendrier des échéances le Jour 1, vérifications hebdomadaires auprès du prêteur, rappels à 48 heures et 24 heures avant chaque échéance, examen du closing disclosure avant signature, confirmation d'enregistrement avant la déclaration de clôture. 350 $ par dossier facturé à la clôture, premier dossier gratuit.

Transaction Coordinator Process: Offer to Close

Bryce HansenPublié le 2026-02-06Mis à jour le 2026-05-01

The transaction coordinator process from Day 0 to Day 30: full contract-to-close timeline, weekly task map, and party coordination for a managed file.

Points clés

Quill gère les échéances, documents et parties du dossier de contrat à clôture.

350$ par dossier, facturé à la clôture. Si le dossier ne se conclut pas, aucun frais.

Nous travaillons en français avec votre client et en anglais avec titres, escrow et prêteurs.

Ce guide couvre transaction coordinator process: offer to close de façon pratique pour les agents immobiliers francophones. La version complète en anglais est disponible sur /blog/transaction-coordinator-process-offer-to-close.

What does a contract to close coordinator actually do?

Quill aborde ce sujet dans chaque dossier qu'il coordonne, en s'adaptant au formulaire contractuel local et aux conventions de l'État. Pour la version complète en anglais avec tous les détails opérationnels, voir l'original sur /blog/transaction-coordinator-process-offer-to-close.

Que fait un coordonnateur de transactions do on Day 0 (contract execution)?

Que fait un coordonnateur de transactions do in Week 1? (Days 1-7)

What happens in Weeks 2-3? (Days 8-21)

What happens in Week 4? (Days 22-30)

Version complète en anglais disponible sur /blog/transaction-coordinator-process-offer-to-close.

Questions fréquentes

Combien de temps dure une transaction gérée par un TC ?: La plupart des transactions résidentielles se concluent en 30 à 45 jours à compter de l'exécution du contrat. Le TC gère chaque jour de cette fenêtre. Les transactions au comptant peuvent se conclure en 14 à 21 jours. Les dossiers complexes avec problèmes de financement, renégociation d'inspection ou exceptions de titre peuvent s'étendre à 60+ jours. Le calendrier du TC s'adapte au dossier ; la portée ne change pas.
Que se passe-t-il le Jour 1 d'un dossier de TC ?: Le TC reçoit le contrat exécuté, vérifie les signatures, confirme le bon formulaire pour le type d'opération, construit le calendrier complet des échéances, ouvre le dossier de courtage et notifie au prêteur et à la title company que le compte à rebours a commencé. La majorité de cela se passe dans les 2 à 4 premières heures suivant la réception du contrat.
Quand un TC contacte-t-il le prêteur ?: Le Jour 1 et chaque semaine par la suite. Le Jour 1 : notifier au prêteur que le dossier est exécuté et confirmer le statut de la demande de prêt de l'acheteur. Chaque semaine : faire le point sur les progrès de l'approbation conditionnelle, le calendrier de souscription et toute condition pour laquelle le prêteur a besoin de documentation.
Que se passe-t-il dans la dernière semaine avant la clôture ?: Le TC passe en mode préparation de clôture : vérification du closing disclosure par rapport aux conditions du contrat, confirmation que toutes les contingences ont été levées ou satisfaites, vérification que l'engagement de titre est clair, coordination du calendrier de signature avec le coordinateur de clôture et assemblage du dossier final de courtage. Le jour de la clôture : confirmation de l'enregistrement auprès du comté avant de déclarer le dossier clos.
Que remet le TC à l'agent à la fin ?: Un dossier de courtage complet, prêt à l'audit : chaque document (contrat, modifications, addenda, divulgations, rapport d'inspection, closing disclosure, acte) organisé dans la structure de dossier de conformité requise par le courtage et l'État. L'agent vérifie une fois ; le dossier est archivé.
Quand l'agent doit-il être impliqué pendant un dossier géré par un TC ?: Trois moments : (1) la prise en charge du dossier à l'admission du contrat (30 à 60 minutes de votre temps sur le premier dossier, 5 à 10 minutes sur les dossiers suivants), (2) les points de décision nécessitant l'avis de l'agent (stratégie de négociation des modifications de réparation, ajustements de prix, décisions de renonciation à une contingence), (3) la signature de clôture si vous y assistez. La coordination quotidienne est le travail du TC.
Comment Quill gère-t-il le processus de 30 jours ?: Le même processus décrit dans ce guide. Accusé de réception et calendrier des échéances le Jour 1, vérifications hebdomadaires auprès du prêteur, rappels à 48 heures et 24 heures avant chaque échéance, examen du closing disclosure avant signature, confirmation d'enregistrement avant la déclaration de clôture. 350 $ par dossier facturé à la clôture, premier dossier gratuit.