What if my deal doesn't close?

You don't pay. Our fee is contingent on the file actually closing. If it falls apart, we eat the work.

How fast do you respond when I forward a file?

Same day. You'll get an acknowledgement and your dedicated TC's contact info before EOD on the day you send the contract over.

Do I have to use specific software or change my workflow?

No. We work in your inbox, your DocuSign, your dotloop or SkySlope, and your existing party contacts. Forward us the contract and we plug in.

Which states do you operate in?

All 50. Compliance handling is state-aware: California's structured disclosures, Texas's TREC forms, Florida's escrow rules. We adapt to where you transact.

How does the pricing work?

$350 per file, billed when the deal closes. Send us files when you have them, skip when you don't. Every file is a fresh decision.

Combien de temps prend l'intégration d'un TC ?

Un bon TC est productif sur votre premier dossier. L'intégration concerne moins la formation et plus le partage du contexte : vos fournisseurs préférés, votre style de communication, les préférences de conformité du courtage. Le premier dossier prend généralement 30 à 60 minutes du temps de l'agent pour être transmis. Les dossiers suivants prennent 5 à 10 minutes.

Quelles informations dois-je donner à mon TC le jour 1 ?

Quatre choses : (1) le contrat exécuté, (2) les coordonnées des parties (acheteur, vendeur, agents, prêteur, compagnie de titres), (3) vos fournisseurs préférés pour l'inspection et l'évaluation si vous avez des préférences, (4) toutes les exigences de conformité spécifiques au courtage. C'est tout. Le TC construit tout le reste à partir du contrat.

Comment devrais-je communiquer avec mon TC ?

La plupart des TC travaillent par courriel comme moyen principal, téléphone pour les problèmes urgents. Établissez le jour 1 : la méthode préférée, le temps de réponse attendu (devrait être dans la même heure ouvrable) et la voie d'escalade pour les échéances à risque. Les rapports de statut hebdomadaires devraient venir du TC à vous sans que vous le demandiez.

À quoi devrais-je m'attendre sur mon premier dossier ?

Jour 1 : accusé de réception + calendrier d'échéances renvoyé. Semaine 1 : earnest money confirmé, divulgations demandées, inspection planifiée. Semaines 2-3 : suivi de contingence, suivi du prêteur. Semaine 4 : préparation de la clôture. Après la clôture : dossier de courtage complet livré. Implication totale de l'agent : 3-4 points de contact, pas 150-300 courriels.

Comment évaluer mon TC après le premier dossier ?

Quatre vérifications : (1) calendrier d'échéances livré dans les 24 heures suivant l'admission, (2) réponse dans la même heure ouvrable à vos questions, (3) signalement proactif des problèmes avant que vous ne les remarquiez, (4) dossier de courtage propre et prêt pour audit à la clôture. Si les quatre tiennent, gardez le TC. Si l'un d'eux échoue systématiquement, essayez un autre service.

Et si le premier dossier se passe mal ?

Un mauvais dossier n'est pas toujours la faute du TC (parties difficiles, surprises du prêteur). Mais deux schémas sont des signaux d'alarme : (1) le TC est réactif plutôt que proactif, (2) la cadence de communication du TC est nettement plus lente que la vôtre. Si l'un de ces schémas apparaît, changez de service plutôt que d'espérer que le deuxième dossier s'améliore.

Comment Quill gère-t-il l'intégration du premier dossier ?

Le premier dossier de Quill est gratuit. Vous transférez le contrat exécuté plus les coordonnées des parties ; Quill accuse réception le jour même avec le calendrier complet des échéances. Votre coordinateur travaille à l'intérieur de tous les outils de documents que vous utilisez déjà (DocuSign, Dotloop, SkySlope). Une fois le premier dossier clôturé, vous décidez de continuer ou non. Sinon, vous n'avez rien perdu.

Your First 30 Days with a Transaction Coordinator

Bryce HansenPublié le 2026-02-08Mis à jour le 2026-05-01

How to work with a transaction coordinator on your first file: onboarding, hand-off, communication cadence, and how to evaluate after the close.

Points clés

Quill gère les échéances, documents et parties du dossier de contrat à clôture.

350$ par dossier, facturé à la clôture. Si le dossier ne se conclut pas, aucun frais.

Nous travaillons en français avec votre client et en anglais avec titres, escrow et prêteurs.

Ce guide couvre your first 30 days with a transaction coordinator de façon pratique pour les agents immobiliers francophones. La version complète en anglais est disponible sur /blog/first-30-days-with-a-transaction-coordinator.

How to work with a transaction coordinator on Day 1: what do you hand over?

Quill aborde ce sujet dans chaque dossier qu'il coordonne, en s'adaptant au formulaire contractuel local et aux conventions de l'État. Pour la version complète en anglais avec tous les détails opérationnels, voir l'original sur /blog/first-30-days-with-a-transaction-coordinator.

What should a transaction coordinator do in Week 1?

What should happen in Weeks 2-3?

What should happen in Week 4?

How do you evaluate a transaction coordinator after file one?

Version complète en anglais disponible sur /blog/first-30-days-with-a-transaction-coordinator.

Questions fréquentes

Combien de temps prend l'intégration d'un TC ?: Un bon TC est productif sur votre premier dossier. L'intégration concerne moins la formation et plus le partage du contexte : vos fournisseurs préférés, votre style de communication, les préférences de conformité du courtage. Le premier dossier prend généralement 30 à 60 minutes du temps de l'agent pour être transmis. Les dossiers suivants prennent 5 à 10 minutes.
Quelles informations dois-je donner à mon TC le jour 1 ?: Quatre choses : (1) le contrat exécuté, (2) les coordonnées des parties (acheteur, vendeur, agents, prêteur, compagnie de titres), (3) vos fournisseurs préférés pour l'inspection et l'évaluation si vous avez des préférences, (4) toutes les exigences de conformité spécifiques au courtage. C'est tout. Le TC construit tout le reste à partir du contrat.
Comment devrais-je communiquer avec mon TC ?: La plupart des TC travaillent par courriel comme moyen principal, téléphone pour les problèmes urgents. Établissez le jour 1 : la méthode préférée, le temps de réponse attendu (devrait être dans la même heure ouvrable) et la voie d'escalade pour les échéances à risque. Les rapports de statut hebdomadaires devraient venir du TC à vous sans que vous le demandiez.
À quoi devrais-je m'attendre sur mon premier dossier ?: Jour 1 : accusé de réception + calendrier d'échéances renvoyé. Semaine 1 : earnest money confirmé, divulgations demandées, inspection planifiée. Semaines 2-3 : suivi de contingence, suivi du prêteur. Semaine 4 : préparation de la clôture. Après la clôture : dossier de courtage complet livré. Implication totale de l'agent : 3-4 points de contact, pas 150-300 courriels.
Comment évaluer mon TC après le premier dossier ?: Quatre vérifications : (1) calendrier d'échéances livré dans les 24 heures suivant l'admission, (2) réponse dans la même heure ouvrable à vos questions, (3) signalement proactif des problèmes avant que vous ne les remarquiez, (4) dossier de courtage propre et prêt pour audit à la clôture. Si les quatre tiennent, gardez le TC. Si l'un d'eux échoue systématiquement, essayez un autre service.
Et si le premier dossier se passe mal ?: Un mauvais dossier n'est pas toujours la faute du TC (parties difficiles, surprises du prêteur). Mais deux schémas sont des signaux d'alarme : (1) le TC est réactif plutôt que proactif, (2) la cadence de communication du TC est nettement plus lente que la vôtre. Si l'un de ces schémas apparaît, changez de service plutôt que d'espérer que le deuxième dossier s'améliore.
Comment Quill gère-t-il l'intégration du premier dossier ?: Le premier dossier de Quill est gratuit. Vous transférez le contrat exécuté plus les coordonnées des parties ; Quill accuse réception le jour même avec le calendrier complet des échéances. Votre coordinateur travaille à l'intérieur de tous les outils de documents que vous utilisez déjà (DocuSign, Dotloop, SkySlope). Une fois le premier dossier clôturé, vous décidez de continuer ou non. Sinon, vous n'avez rien perdu.